Z danych brytyjskiego serwisu Avery UK wynika, że pracownicy biurowi otrzymują średnio 44 e-maile dziennie! Duża część z nich to wiadomości w języku angielskim. Dlatego też niezwykle ważna jest znajomość zasad, obowiązujących podczas prowadzenia korespondencji służbowej po angielsku.
Z tego artykułu dowiesz się m.in. jak prawidłowo napisać e-mail po angielsku, jakich zwrotów używać oraz jak uniknąć najczęstszych błędów, przez które oficjalne maile stracą swój formalny wydźwięk.
Zwroty grzecznościowe w mailach służbowych
Przy pierwszym kontakcie z adresatem należy stosować formalne zwroty. Często zdarza się, że nasze pierwsze wiadomości wysyłamy na adresy mailowe, w których na próżno szukać imienia i nazwiska adresata. Najbezpieczniej wówczas rozpocząć wiadomość słowami: Dear Sir or Madam lub To whom it may concern. W przypadku gdy korespondencję prowadzimy z osobą znaną nam z nazwiska, możemy pozwolić sobie na zwroty: Dear Mr, Mrs, Ms…, Dear John, Hello Pat. Wysyłając wiadomość do więcej niż jednej osoby użyjmy zwrotu: Dear All bądź Hi everyone!
Temat lub tytuł e-maila
To rzecz niezwykle ważna i nie wolno jej pomijać. Wiadomości o temacie „bez tytułu” z dużym prawdopodobieństwem zostaną przez naszego adresata zignorowane. Idealny tytuł formalnego e-maila krótko podsumowuje jego treść. Nie należy jednak używać wielkich liter. Może to być źle odebrane i potraktowane jak próba krzyku czy nawet agresji.
Co zatem napisać? Jeśli Twój e-mail dotyczy faktury, nadaj mu tytuł „invoice”. Gdy jest zaproszeniem, w polu wiadomości nie zapomnij o słowie „invitation”. Jeśli odwołujesz spotkanie, zaznacz to tytułem „cancellation”.
Długość maila
Nikt z nas nie lubi czytać długich wiadomości. Starajmy się przekazać najważniejsze wiadomości w krótki i przystępny sposób. Zbyt lakoniczne e-maile mogą być jednak odebrane jako lekceważące i niegrzeczne. Nigdy nie wysyłaj maila z jednym słowem, np. o treści „OK” lub „Deal”.
Piszę do Pani/Pana, aby… - czyli krótko i na temat.
Opening sentence to najważniejsze zdanie w całym e-mailu. To tutaj należy podać powód, dla którego podejmujemy próbę kontaktu z adresatem. Najczęściej używane formalne zwroty to:
- I am writing to tell you about ... (ale również: inform you… follow up on … let you know … reply to … request … thank you … update you … clarify … confirm)
- This email is to confirm that... (e.g. This email is to confirm that we've received your payment.)
- We are writing to [why you're writing]
- I'm writing concerning/with regard to/about ...
Jeżeli nasz e-mail jest odpowiedzią na wiadomość, warto w pierwszej kolejności podziękować za kontakt. Przydatny będzie w tym przypadku zwrot: Thanks (very much) for your email lub This is to say thanks for your email lub I'm writing in reply to your email on [date] about [topic].
Załącznik, którego… nie ma
Niejednokrotnie do e-maili, zmuszeni jesteśmy dodać załącznik m.in. pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne czy zdjęcia. Oprócz właściwego formatu, który pozwoli adresatowi otworzyć nasz plik, należy pamiętać, aby załącznik w ogóle dodać! Kto z nas nigdy nie wysłał pustej wiadomości?
Dodając plik użyj zwrotu: I’m sending you/attaching …I’ve attached …Please find attached …I’m sending you the price list/document as an attachment. Jeśli jednak to Tobie zdarzy się odebrać wiadomość bez załącznika, nie obawiaj się grzecznie poprosić o jego dosłanie. Idealnie sprawdzą się zwroty: I am afraid you forgot to attach the file/… I’m afraid I can’t open the file/document. Can/Could you send it again in … format, please?
Emotikony i skróty – używać czy nie?
Emotikony mogą ułatwić komunikację z bliskimi osobami, jednak w mailach formalnych należy ich unikać. Podobnie jak skrótów, szczególnie jeśli mogą być dwuznacznie zinterpretowane. Zapomnij więc o CU, 4U i ;* jeśli chcesz zachować oficjalny ton swojego e-maila.
Tone of voice
Tone of voice to unikalny sposób (ton) komunikacji z odbiorcami. Może dotyczyć zarówno wyboru języka, słownictwa, częstotliwości kontaktu, jak i kanałów komunikacji. Właściwe określenie grupy docelowej, z pewnością ułatwi wybór tonu komunikacji. Najczęściej spotykane to: casual, conversation, enthusiastic, friendly, smart oraz respectful.
British and American English – różnice w formalnych mailach
Zwroty grzecznościowe w oficjalnych e-mailach napisanych przez Londyńczyka i Nowojorczyka są niemal takie same. Różnica zaczyna się, gdy na tapet weźmiemy interpunkcję. W American English stawiamy kropkę po skróconej formie grzecznościowej (“Dear Mr. Case”, “Dear Ms. Case”, “Dear Dr. Case”, “Dear Mrs. Case”). Z kolei tytuły w British English powinny zostać napisane bez kropki (“Dear Mr Case”, “Dear Ms Case”, “Dear Dr Case”, “Dear Mrs Case”). Amerykanie częściej używają również dwukropka po zwrocie grzecznościowym (“Dear Alex:”), co u Brytyjczyka jest niezwykłą rzadkością.
W podobny sposób zarówno Amerykanie jak i Brytyjczycy używają zwrotu “Dear Sir or Madam” or “Dear Sir/ Madam” gdy nie znają imienia osoby, do której piszą. Jednak Amerykanie częściej użyją bardziej tradycyjnych form: “Dear Sir” or “Dear Sirs”, co w Wielkiej Brytanii uznane zostanie za starodawne lub nawet seksistowskie.
W wiadomościach wysyłanych do odbiorców grupowych, zwroty “Hi everyone”, “Dear all”, “To: All staff”, “Hi guys”, etc będą używane zarówno w American English jak I British English. Wielu Brytyjczyków, zwłaszcza starszego pokolenia, nadal używa zwrotu “Hi guys”, zwłaszcza gdy korespondują z mieszanym płciowo towarzystwem.
Zwroty końcowe (“I look forward to hearing from you”, “If you need any more information, please do not hesitate to contact me”, “Thanks in advance”, “Once again, please accept our apologies for any inconvenience caused”, etc) są równie często używane przez Amerykanów jak i Brytyjczyków. Główną różnicę stanowi wyrażenie “Cheers”. W British English to nic innego jak mniej formalna wersja “Thank you in advance”.
Podsumowując. Wyobraź sobie, że chcesz wysłać e-maila po angielsku z prośbą o jednodniowy urlop.
Tak będzie dobrze:
Subject: Holiday request for September 11th
Dear Mr. Wilson
I would like to request a day off on Monday, September 11th.
I will make sure to complete all my current projects and pending tasks in advance before the vacation. My colleague Anna Smith will cover my responsibilities during my absence.
Looking forward to your approval.
Sincerely,
Clare Pattison
A takich wiadomości powinieneś unikać:
Subject: !! HOLIDAY !! request
dear mr. wilson
I need a day off on Monday, September 11th. My colleague ANNA SMITH will replace me.
Confirm ASAP.
Bye,
Clare
Jakie błędy popełniono w powyższym e-mailu?
1. Używanie wielkich liter (włączony Caps Lock to oznaka agresji i krzyku),
2. Tytuł grzecznościowy i nazwisko napisane małą literą to oznaka braku szacunku.
3. Powielanie potocznych zwrotów jak „I need” „confirm”, może wydawać się pretensjonalne i roszczeniowe.
4. Nie używaj skrótów – nie wszyscy muszą wiedzieć co oznacza ASAP.
5. Podpisz się imieniem i nazwiskiem oraz stanowiskiem i adresem – profesjonalna stopka jest również istotna.
Autor: Łukasz Nowicki
